Kurum ve kuruluşlarda evrak işlemlerinin hızlı ve verimli şekilde gerçekleşmesi için kullanımına başlanan Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) hakkında bilgilendirme sunumu yapıldı. Uzman Tuğçe İkizler’in gerçekleştirdiği sunumu Gemlik Belediye Başkan Yardımcıları Bayram Demir ile Zeynep Akış Serintürk, daire müdürleri ile çalışanlar izledi.
EBYS nedir?
Yoğun evrak akışının olduğu, bilgi güvenliği ön planda olan, bilgiye erişim hızının ve bilgi güvenilirliğinin önem arz ettiği bir kurumlarda gelişmiş bir belge yönetim sistemine ihtiyaç duyulmasıyla e-İçişleri projesi dahilinde Elektronik Belge Yönetim Sistemini hayata geçirildi. Bu sayede, belgelerin merkezi bir yapıda toplanması, süreçlerinin hızlandırılması, baştan sona takip edilmesi, raporlanması ve yönetilmesi sağlanıyor. Ayrıca veri standartları oluşturularak gerekli bütün veriler bu standartlara uygun ve güvenli bir şekilde saklanarak, bu bilgilere hızlı ve etkili bir şekilde ulaşılması mümkün oluyor.
EBYS’nin yaygınlaşması ile evrakların hedeflerine zamanında ulaşması, paraf ve imza sürecinin hızlanması, evraklara hızlı erişim gücü, paraf, imza, listeleme süreçlerinde toplu işlem yapılabilmesi, detaylı arama özelliği ile evraklara kolay ulaşım, evrak takip kolaylığı, evrak süreçlerinin incelenebilmesi, posta, toner, kâğıt, zarf vb. maliyetlerin ortadan kalkması, evrak kayıt defterlerinin otomatik oluşması gibi kolaylıkları bulunuyor. Sistemin kullanılmaya başlanmasıyla Gemlik Belediyesi’nde de dilekçelerin daha hızlı sonuca ulaşması sağlanacak.